Nous vous invitons à vous abonner à notre infolettre et à nous suivre sur les médias sociaux pour obtenir des mises à jour sur le programme et d’autres renseignements importants sur le congrès.
Obtenir un kiosque d’exposition
Les commanditaires et les exposants peuvent consulter le catalogue en ligne et réserver leur kiosque directement sur le portail de paiement. Une fois le paiement effectué, le BCEI assurera un suivi avec plus de détails, y compris les détails du portail des exposants.
Paiements
Le BCEI accepte les paiements par cartes VISA et Mastercard, par chèque, et par virement bancaire. Les instructions de paiement se trouvent sur le Portail de paiement.
Espace supplémentaire pour le kiosque d’exposition
Cette année, le BCEI offre aux commanditaires et aux exposants la possibilité d’acheter de l’espace supplémentaire pour leur kiosque d’exposition avec un rabais de 50 %, sous réserve de disponibilité. Nous vous encourageons à acheter de l’espace supplémentaire à l’achat de votre kiosque.
Portail des exposants
Toute la coordination de la logistique, des inclusions et des renseignements s’effectue par le biais du Portail des exposants. Une fois que vous aurez confirmé votre participation en tant qu’exposant ou commanditaire, vous recevrez un courriel de bienvenue du Portail avec les instructions de connexion.
Tâches des exposants
Une liste des tâches est disponible sur le Portail des exposants et celles-ci peuvent être réalisées sur ce même Portail. Cela permet aux exposants d’envoyer au BCEI les renseignements nécessaires à la promotion de chaque organisation. La non-exécution de ces tâches dans les délais impartis pourrait entraîner un retard ou vous empêcher de bénéficier des avantages auxquels vous avez droits.
Graphiques et logos
Les commanditaires sont tenus d’envoyer leurs logos et leurs visuels publicitaires au BCEI par l’intermédiaire du Portail des exposants. Veillez à soumettre votre logo et vos graphiques en format PNG, EPS ou AI (Adobe Illustrator).
Plan de l’exposition
La salle d’exposition du BCEI2023 sera située au Centre des congrès de Vancouver (édifice ouest, salles de bal C et D). Les exposants choisiront l’emplacement de leur kiosque en fonction de l’ordre dans lequel ils ont passé leur commande, les emplacements privilégiés étant réservés à notre commanditaire en titre ainsi qu’à nos commanditaires « Platine » et « Diamant ». Le plan de la salle d’exposition sera publié au mois de mai.
Trousse de promotion
Pour vous aider à promouvoir votre participation à notre congrès du BCEI2023, nous vous fournirons des bannières Web et des images à afficher dans votre signature de courriel, sur votre site Web et sur les médias sociaux. La trousse sera à votre disposition à partir du mois d’août.
Services aux exposants
Le BCEI2023 s’est associé à Global Convention Services pour coordonner la logistique de la salle d’exposition. La trousse complète des exposants sera disponible à l’automne.
Échantillons de nourriture et de boissons
Toute nourriture distribuée au sein du Centre des congrès doit être approuvée au préalable par le service de restauration du Centre des congrès. Pour obtenir de plus amples renseignements au sujet des commandes de nourriture et de boissons pour votre kiosque, veuillez communiquer avec le BCEI.
Liste des délégué.e.s
Tous les commanditaires et exposants recevront la liste des délégué.e.s deux semaines avant le congrès. La liste comprendra le nom, le titre, l’établissement et l’adresse électronique des personnes. En raison de la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP), le BCEI exige que les délégué.e.s acceptent d’adhérer à la liste de diffusion au moment de s’inscrire au congrès. Seules les personnes ayant donné leur consentement seront ajoutées à la liste des délégué.e.s.
Webinaire destiné aux exposants
Les exposants sont invités à participer à la séance d’information qui leur est destinée. Celle-ci aura lieu en septembre 2023. La date et l’heure exacte seront donc annoncées à l’approche du mois de septembre.
Annulation
Les commanditaires auront droit à un remboursement complet, moins des frais de traitement de 3 %, si la demande d’annulation est reçue par écrit avant 17 h, heure d’Ottawa (Ontario), le 31 juillet 2023. Aucun remboursement ne sera accordé pour les demandes d’annulation reçues après cette date.
